– Концепция подсистемы с примерами .

С ростом оборотов и операций у компании возникает необходимость автоматизировать процессы, и данные задачи позволяет исполнить программное обеспечение. Наиболее оптимально внедрение 1С: Управление производственным предприятием 8 (УПП) или 1С: Управление торговлей 8 (УТ).

Рассмотрим аспекты по внедрению 1С: Управление торговлей 8 (далее - 1С: УТ 8).

Изначально бизнес-процессы по ведению бюджетирования выглядят так:

• составляется и утверждается годовой бюджет, данные которого ведутся по плану и факту в программе Excel ;
• ежедневно из бухгалтерии выкачивается информация о полученных счетах на оплату, по которым составляется реестр;
• реестр после проверки финансовой службы подается в казначейство, и по данным финансовой службы казначейство проводит оплаты согласно утвержденным данным.

Сложность данного процесса связана с количеством операций и выставленных счетов, поэтому работа с данными в программе Excel - достаточно трудоемкая задача. В связи с этим во многих компаниях есть необходимость в автоматизации бюджетного процесса и переходе на программное обеспечение. В настоящее время самым недорогим является переход на 1С: УТ 8 (на рынке программных продуктов существуют два блока - УПП и УТ).

Ключевой элемент 1С: Бюджетирования - это финансовое планирование, которое включает в себя управление процессами:

• создание денежных ресурсов;
• распределение денежных ресурсов;
• использование денежных ресурсов.

Ведь бюджет - это план деятельности данного предприятия на установленный период, представленный в финансовой форме.

Результатом бюджетирования является комплекс согласованных между собой финансовых планов:

• бюджет доходов и расходов (БДР);
• бюджет движения денежных средств (БДДС);
• прогнозный баланс;
• оборотные бюджеты для отдельных подразделений и отдельных видов деятельности предприятия.

Методология создания списка показателей для анализа и статьи бюджетов уникальны для каждого предприятия. Бюджеты составляются как на несколько месяцев, так и на более значительные промежутки времени (в случае стратегического планирования).

Таким образом, можно сделать вывод, что 1С: Бюджетирование - это :

1) средство координации деятельности подразделений предприятия;

2) экономический прогноз;

3) основа для принятия решений по развитию предприятия;

4) контроль результатов деятельности предприятия.

С помощью конфигурации реализуются следующие функции:

• планирование движения финансовых средств компании на любой период в разрезе временных отрезков, проектов, номенклатуры, подразделений, контрагентов и т. п.;
• мониторинг фактической деятельности предприятия в тех же разрезах, в которых проводилось планирование;
• финансовый анализ;
• финансовое планирование по различным сценариям;
• формирование текущих бюджетов на основе стратегических и с коррекцией по фактическому исполнению бюджета в завершенном периоде;
• составление сводной отчетности по результатам мониторинга;
• контроль соответствия заявок на расходование денежных средств рабочему плану на период;
• анализ доступности денежных средств;
• анализ отклонений плановых и фактических данных.

В системе не указываются подробности, которые не имеют серьезного значения для финансового планирования (подотчетные лица, расчетные банковские счета и т. д.). Даты можно указывать с точностью до периода планирования, причем обычно указывается первая дата. Также в 1С: Бюджетирование можно зафиксировать значения следующих аналитических разрезов:

• центр финансовой ответственности (ЦФО);
• сценарий планирования;
• контрагент;
• валюта операции;
• статья оборотов;
• проект;
• номенклатура.

Перед тем как приступить к внедрению бюджетирования в 1С: УТ 8, необходимо провести следующие подготовительные работы :

1) разработка справочника соответствий статьей 1С: Бухгалтерия и бюджеты со стороны финансового департамента;

2) кодирование статей расходов в соответствии с кодами, применяемыми в 1С: УТ 8 (данная процедура позволит делать автоматические загрузки как плана, так и фактических данных, подтягиваемых из заявок на оплату);

3) предоставление плана работ по внедрению 1С: УТ 8 отдел IT готовит совместно с финансовой службой.

В качестве наглядного примера ниже представлены справочники соответствия статей бюджета и статей 1С: УТ 8 и план работ по внедрению бюджетирования в 1С: УТ 8 (Бухгалтерия предприятия) (табл. 1, 2 соответственно).

Для тестирования программы 1С: УТ 8 следует обращать внимание на правильность заполнения статей затрат при формировании заявки на оплату. Без данных условий расходы будут отражены некорректно, вследствие чего будут искажены фактические данные.

В качестве примера рассмотрим рисунок «Заявка на оплату», в котором указана статья затрат.

При внедрении и тестировании блока бюджетирования в 1С: УТ 8 следует уделить особое внимание специфике предприятия, ее финансовой структуре, а также описать бизнес-процессы.

Описание бизнес-процесса позволит написать регламент по ведению бюджетирования в программе, а также инструкции пользователям. Пример регламента представлен ниже.

Описание бизнес-процесса «Ведение бюджета в 1С: УТ 8»

Подразделения и должности сотрудников, участвующих в процессе:

• руководитель финансового департамента;
• главный бухгалтер;
• финансовый контролер;
• инициатор статьи затрат;
• оператор баз данных;
• руководители департаментов.

Описание бизнес-процесса:

1. Финансовый департамент в лице финансового контролера готовит справочник с кодировками по ведению бюджета и рассылает форматы с кодами статей затрат начальникам департаментов (табл. 3).

2. Инициатор приносит в бухгалтерию счет на оплату, предварительно указав код статьи расходов.

3. Оператор 1С: УТ 8 при занесении данных по счету на оплату и формировании заявки на расходование денежных средств указывает трехзначный код статьи, предварительно сняв иерархию (данная операция позволит по коду статьи автоматическое заполнение департамента).

4. К концу дня специалист финансового департамента осуществляет выверку статей и выявляет отклонения плана от факта, на основании чего вносятся корректировки по целесообразности оплаты по данной статье.

5. После формирования заявки на оплату указывается статус (оплатить или не оплатить) и подписывается руководством в лице главного бухгалтера и руководителя финансовой службы.

Подводя итоги внедрения программы 1С: УТ 8 в компании, можно выделить задачи, которые решаются при переходе на данную программу: планирование и контроль бюджетов по проектам и департаментам .

Финансовый отдел организации в своей работе может оперировать несколькими бюджетами , например:

• бюджет заказов на строительно-монтажные работы (далее - СМР);
• бюджет выполнения СМР;
• бюджет затрат на материалы;
• бюджет затрат на оплату труда производственных рабочих;
• бюджет управленческих расходов;
• бюджет поставок и потребностей;
• бюджет расходов по организации и обслуживанию бизнеса;
• бюджет капитальных вложений и инвестиций и т. д.

Для ввода в систему плановых данных по бюджетам используется документ «План бюджетов» . Задание комплекса управляющих ограничений, позволяющих контролировать процесс планирования и исполнения бюджета, выполняется посредством документа «План лимитов бюджетов» . С помощью данного документа можно:

• установить ограничения по расходам по объекту в соответствии с утвержденной сметой;
• определить целевые показатели, характеризующие финансовый результат по объекту или по центру финансовой ответственности;
• установить как верхнюю, так и нижнюю границы для любой статьи бюджета с учетом аналитических измерений, используемых по данной статье и т. д.

Сводные данные бюджетирования по статьям представлены в «Отчете по бюджету» . Для просмотра и анализа исполнения лимитов бюджетирования при формировании бюджетов можно использовать «Отчет по лимитам» . Для просмотра и анализа одновременно двух версий предназначен отчет «Сравнение версий бюджета» .

Финансовый анализ

Применяя инструменты бюджетного планирования и средства анализа показателей бюджетов, специалисты финансового отдела могут грамотно спрогнозировать основные показатели организации, не допустить убытков и оценить риски. Финансовые отчеты в отличие от бухгалтерских более понятны руководству и при отсутствии в организации финансового директора значительно упрощают труд главного бухгалтера по предоставлению необходимой информации руководителю.

Для формирования сводных аналитических отчетов и расчета аналитических показателей как запланированных, так и фактических результатов деятельности организации предназначен отчет «Финансовый анализ» .

Данный отчет позволяет проанализировать баланс с агрегированными данными, сгруппированными по степени ликвидности (активы) и степени срочности оплаты (пассивы), выполнить расчет финансовых аналитических коэффициентов по балансовым показателям, которые отражают финансовую устойчивость, а также ликвидность и платежеспособность организации. С помощью данного отчета можно также проанализировать показатели, характеризующие эффективность деятельности строительной организации по нескольким направлениям: эффективность использования основных производственных фондов; материальных ресурсов; трудовых ресурсов.

Предусмотрено формирование отчета о прибылях и убытках, а также расчет финансовых показателей, характеризующих рентабельность деятельности, оборачиваемость денежных средств, деловую активность и финансовый цикл.

Инструменты финансового анализа дополняет отчет «Факторный анализ» . С помощью этого отчета выполняется расчет рентабельности собственного капитала и анализируются факторы, влияющие на нее. Аналитическая модель рентабельности собственного капитала позволяет сравнить несколько вариантов развития деятельности и выбрать наиболее оптимальный вариант.

Для укрупненного сравнительного анализа данных по плановому и фактическому объему затрат по объектам строительства применяется отчет «Сравнение показателей по объектам строительства» . Сравнение данных в отчете выполняется в разрезе статей затрат.

Таким образом, при внедрении многофункционального решения 1С: Подрядчик строительства 4.0 . Управление финансами строительные компании получают в одном пакете не только механизмы ведения бухгалтерского и налогового учета, но и мощные средства финансового анализа, инструменты составления бюджетов и управления финансовыми потоками.

Заключение

Процесс внедрения бюджетирования в программу 1С: УТ 8 довольно трудоемкий и требует следующее :

1) регулярное тестирование фактических данных при занесении в бюджет;

2) постановка технических заданий для программистов с целью устранения программных ошибок при загрузке плановых и фактических данных;

3) службе финансового контроля - обеспечить правильность заполнения статей затрат в соответствии с принятыми кодами;

4) четкое описание бизнес-процессов и финансовой структуры компании с целью перехода на программный продукт;

5) проверка правильности занесения фактических и плановых значений в течение всего процесса перехода и не менее года после него, так как в рамках работы возможны искажения и недоработки.

А. Семенова, финансовый менеджер компании «МФТ-лайн»

Бюджетирование, учет и отчетность в разрезе целого набора стандартных и произвольных аналитик: организация (юрлицо), центр финансовой ответственности (ЦФО), сценарий планирования, статьи оборотов по бюджетам, контрагент, договор контрагента, дополнительные аналитики (до 4 шт.), аналитики статьи оборотов (до 3 шт.). Полная поддержка мультивалютности.

Калькулятор стоимости программы «WA: Финансист. Бюджетирование»

Количество дополнительных лицензий:

0 1 5 10 20 50 100

0 1 5 10 20 50 100

Стоимость основной поставки: 120 000 руб.

Количество рабочих мест на просмотр: без ограничения

Мы обеспечиваем пользователям программного продукта «WA: Финансист. Управление денежными средствами» технологическую, консультационную и методическую поддержку.

Поддержка осуществляется в рамках договора на оказание услуг по сопровождению программных продуктов 1С.

Сопровождение включает в себя:

• Бесплатный доступ к новым релизам (версиям) программного продукта;
• Неограниченную телефонную линию консультаций по фиксированной стоимости;
• Дополнительную настройку (доработку) программного продукта под индивидуальные требования;
• Индивидуальные консультации и групповое обучение пользователей;
• Оказание помощи программистами и консультантами при возникновении потребности в обучении, доработке, адаптации, обновлении и т.п.

*Консультации первые два месяца - бесплатно: не более одной консультации в день продолжительностью до 15 минут!

Гибкая аналитика

Бюджетирование - это учет и отчетность в разрезе целого набора стандартных и произвольных аналитик: организация (юрлицо), центр финансовой ответственности (ЦФО), сценарий планирования, статьи оборотов по бюджетам, контрагент, договор контрагента, дополнительные аналитики (до 4 шт.), аналитики статьи оборотов (до 3 шт.). Полная поддержка мультивалютности.

Удобная подготовка бюджетов

Подготовка интерактивных шаблонов бюджетов в MS Excel для их заполнения вручную, а также загрузка заполненных из MS Excel. Возможность заполнения бюджетов из внешних систем 1С. Согласование и утверждение (маршрутизация) бюджетов, их корректировка и актуализация. Автоформирование мастер-бюджетов.

Разнообразное моделирование и планирование

Прогнозное планирование. Сценарное моделирование. Гибкая настройка формирования зависимых оборотов по статьям. Мощный инструмент «Расчет зависимых оборотов» для формирования плановых показателей. Привязка курсов валют к сценариям планирования.

Управление заявками на денежные средства

Согласование и утверждение заявок по сложным маршрутам, в зависимости от множества условий (маршрутизация). Автоматизированный контроль заявок на соответствие бюджетам и графикам платежей по договорам. Удобное использование шаблонов заявок в программе «WA: Финансист. Бюджетирование».

Получение фактических данных

Мощнейшие механизмы загрузки данных из любых систем на основе 1С (в том числе и без плана счетов, например, из "1С: Управление торговлей"). Настройка соответствия НСИ баз источников данным текущей системы. Возможность ручной корректировки факта и ввода дополнительных данных.

Интеграция с системами «клиент-банк»

Кроме того программа бюджетирование позволяет осуществить загрузку выписок напрямую из различных систем «клиент-банк». Выгрузка в «клиент-банк» утвержденных платежных поручений.

Разнообразная отчетность

План-фактный анализ исполнения бюджетов. Платежный календарь (с интерактивным управлением и возможностью автоматизированного поддержания не снижаемого остатка денежных средств). Реестр платежей (с твердой копией и подписантами). Оперативная отчетность об остатках и движении денежных средств. Реестр договоров.

Excel-подобный конструктор отчетов

Не хватает основных отчетов? Стройте любые дополнительные отчеты привычным способом и в удобной форме, абсолютно без программирования в программе бюджетирование!

Дополнительные возможности модуля «WA: Финансист. Бюджетирование»

Гибкое разграничение прав доступа к данным. Удобная система оповещений в системе и по электронной почте. Система назначения заместителей. Механизм обмена дополнительной информацией по любым документам и их согласованию.

Постановка задачи:

1. Необходимо обеспечить формирование бюджета движения денежных средств (БДДС) на первый квартал текущего года. Необходимо обеспечить формирование (план-факт) следующих отчетов:

2. Необходимо рассчитать (и установить) плановую себестоимость продукции и полуфабрикатов. Для этого можно использовать обработку "Расчет плановой себестоимости"

3. Необходимо ввести начальные остатки (фактические) на счетах управленческого учета (бюджетирования). Сделать это можно автоматически, так как ранее мы настроили источники данных для расчета бюджетирования.

4. Необходимо ввести план продаж. Важно понимать, что именно данные плана продаж является исходными для остальных планов и бюджетов.

5. Далее, необходимо сформировать бюджет продаж и бюджет оплат от покупателей. При этом нужно обеспечить автоматический расчет бюджета оплат (так как 30% покупатель платит при отгрузке, а 70% процентов в следующем месяце).

8. Настроим в программе ограничение (не превышать бюджет более чем на 10%) на предельную сумму расхода денежных средств (по статье оборотов "Выплаты на упр. расходы") .

После этого программа будет автоматически контролировать (запрещать оформление заявок на расходование денежных средств) если общая запланированная (по заявкам) сумма будет превышать бюджет на 10%.

Нужно понимать, для того, что бы использовать данный функционал, расход денежных средств следует оформлять строго с привязкой к заявке на расходование денежных средств.

9. На этом, подготовка и настройка программы в части бюджетирование завершается. Далее, в программе будут отражаться фактические данные (в нашем случае, оплаты поставщикам, оплаты покупателей, выплаты сдельной зарплаты, списание д/с на общехозяйственные расходы). В конце выбранного периода (например ежемесячно) необходимо ввести в систему бюджетирования данные о фактических оборотах (по статьям бюджетирования и счетам управленческого учета).

10. Итого: на данном шаге подсистема бюджетирования содержит плановые и фактические данные.

Таким образом, теперь можно сформировать отчеты: сравнительный анализ оборотов по бюджету и финансовый расчет.

Бюджетирование в 1С Управление производственным предприятием (УПП) - это очень просто.
И очень сложно.

Цель работы предприятия - получение прибыли. Будет прибыль или нет - надо понять не после, а до начала работы. Значит, надо делать прогноз, планировать эту прибыль.

Как планировать - планировать доходы, расходы, денежные средства. Причем, сначала укрупнено, потом очень подробно, по всем видам дохода и по каждой затрате на любой день. А затем, этой прибыли надо добиваться. Этот прогноз надо отслеживать по факту и корректировать, не просто арифметически, а принимая управленческие решения для того, чтобы эти корректировки были реальны и прибыль была обеспечена при любом развитии событий в будущем. Предупрежден - значит, защищен.

Вот для этого и предназначен инструмент, который есть в УПП - бюджетирование .

Что это вообще такое, подсистема бюджетирования ?
Это самое главное в УПП. Именно бюджетирование дает возможность управлять предприятием, делать прогнозы, сравнивать варианты развития событий.
Все остальное только регистрирует уже свершившиеся события.
Ну, подсистема планирования, конечно, кое-что тоже прогнозирует, но, не дает суммарную, интегральную оценку, не дает возможность управления прибылью.
А бюджетирование - дает эту интегральную оценку, в виде баланса, в виде отчета о прибылях и убытках, в виде бюджета доходов и расходов, бюджета движения денежных средств, да и вообще любых бюджетов, в виде показателей рентабельности, ликвидности и других показателей финансового анализа.
Это понятно любому финансовому директору.
Причем, эта интегральная оценка может быть не только в одном варианте, как бухгалтерский баланс - по зарегистрированным хозяйственным операциям, а в любом количестве вариантов.
Какие же варианты могут быть интересны руководству?
Например, можно сформировать баланс и остальные отчеты бюджетирования :

с учетом тех событий, которые могут произойти в текущем году при самом благоприятном развитии событий;

с учетом тех событий, которые могут произойти в текущем году при самом не благоприятном развитии событий;

с учетом тех событий, которые могут произойти в текущем году с различной вероятностью;

1. все эти варианты -могут формироваться с применениемразных правил, как бухгалтерского и налогового, так и управленческого учета.

Кроме этого, у бюджетирования есть свой факт.

Этот факт может автоматически совпадать с введенными хозяйственными перациями, а может быть потом подкорректирован прямо в бюджетировании , если это надо.

По этому факту бюджетирования тоже можно сформировать все балансы и бюджеты. Причем, сформировать не просто по факту, а с учетом прогнозных доходов и расходов до конца отчетного или контрольного периода, ведь, например, многие акты о выполненных или полученных услугах отражаются последним днем месяца, так что, формирование баланса без учета этого, искажает информацию и не имеет смысла.

В-общем, получим столько балансов, бюджетов, вариантов финансового анализа деятельности предприятия, сколько необходимо руководству для принятия максимально осознанных решений.
Даже автоматически формируемое заключение о рентабельности, ликвидности и финансовой устойчивости предприятия есть для каждого из вариантов.

Все эти варианты можно распечатать, сравнить, обдумать.

Бюджетирование реализует мечту финансового директора - ежедневный автоматически формируемый баланс с отчетом о прибылях и убытках, а также, бюджет движения денежных средств с разверткой по дням для контроля разрывов по кассе и банку. Больше не ждем, когда что-то произошло и потом, оглядываясь, просто регистрируем это. Нет, активно вмешиваемся в события. Ведь мы уже увидели, что может произойти.

Значит, надо сделать так, чтобы отрицательных результатов не было, а не дожидаться их.

Очень важна и возможность превращать прогнозный вариант в сочетание факта, который уже наступил на текущую дату, с прогнозом, который еще может произойти в дальнейшем, да еще, прогноз можно сделать с учетом не исполненных до текущей даты запланированных событий - программа сама их выявит и перенесет на текущую или указанную в будущем дату.

В-общем, бюджетирование - это инструмент руководства для принятия управленческих решений.

А как устроена эта подсистема в УПП? Не испортит ли такое количество вариантов уже зарегистрированные в программе данные других подсистем?

Нет, о безопасности разработчики УПП позаботились. ю джетирования не надо бояться - введенную информацию портить не умеет.
Бюджетирование - это такая надстройка, которая только смотрит на информацию всех остальных подсистем УПП, да и на свои варианты тоже смотреть умеет.
Это всего лишь комплект отчетов. Ну, в крайнем случае, отчет сформирует не так. Хотя, ведь, если не так сформируется, возможно принятие не правильного управленческого решения.

А вот для того, чтобы все было так, как надо, тот, кто внедряет УПП должен хорошо поработать.
Бюджетирование надо настроить так, чтобы для руководства все было максимально просто. Руководство должно получить готовую подсистему, в которой ничего настраивать не будет.

А вот именно это и сложно. Не для руководства сложно, а для того, кто эту подсистему внедряет.
Ведь он должен мыслить не только как программист - внедренец , а и как финансовый директор, главный бухгалтер, руководитель предприятия. Или очень хорошо всех их понимать.

Так хорошо, чтобы не требовать техническое задание вообще.
Ну, не смогут они его дать. Хотя свою работу знают очень хорошо, но, УПП слишком большая программа, чтобы осознать взаимодействие подсистем не техническому специалисту.
К тому же, задачи у них совсем другие - руководить надо, а не с программой месяцами разбираться.

Дело в том, что подсистема бюджетирования в УПП - это подсистема с настройками, которые, не так даже технически сложны, как с точки зрения требований к уровню квалификации того, кто бюджетирование настраивает. Знания должны бытьв области экономики, бухгалтерского, налогового учета, управленческого учета, законодательства, а также, обязательно интегрального понимания взаимодействия всех подсистем УПП.
Причем, все надо знать не просто поверхностно, а на серьезном уровне.

Например, все виды учета надо знать до уровня свободного владения проводками.
Ведь баланс изначально в бюджетировании пустой, его надо сделать из проводок статей бюджетирования .
Причем, план счетов похож на международный. Подумайте, сможете ли вы свободно сделать преобразование балансов по разным планам счетов.

В-общем, кто слабо подготовлен - сначала все это изучайте.
Да и программирование на уровне запросов тоже знать надо (бюджетирование ведь комплект отчетов, а отчеты - это и есть запросы), да и код в отладчике периодически придется анализировать.
Вот разбираться с программой - для этого мы и нужны.

Наилучшее решение - бюджетированием должен заниматься тот, кто имеет опыт не только по программированию и по внедрению, но, и опыт работы главным бухгалтером, финансовым директором, руководителем предприятия.
Или соответствующую команду.